A大学はグローバル教育でも評判の高い総合大学です。国際交流課の担当者Aさんにお話を伺いました。

書類の作成やチェックがひとつの画面で完結する点が導入の決め手

SpeedVisa導入前に、課題に感じていたことを教えてください。

Aさん：これまでCoE（在留資格認定証明書）の交付申請業務に必要なやり取りは、基本メールで行っていました。学生ひとりひとりから書類ファイルを回収し、ダウンロード・印刷し、チェックをし、またメールで修正の依頼をし、修正後の書類を受取る。それぞれの工程に多大な時間を要していて、改善の必要性を感じていました。

また修正依頼のために、それぞれの学生さんと何度もやり取りする必要がありました。詳細な説明資料を作成し、手間を減らすよう努力してきましたが、従来のやり方には限界を感じていました。

書類の確認から完成までにかかる時間が約3分の1短縮

SpeedVisaに興味をもっていただけた理由はなんだったのでしょうか？

Aさん：CoE申請に関する業務を効率化したかったからです。SpeedVisaでは、システム上に必要事項を入力するだけで申請書・履歴書・経費支弁書が自動的に仕上がっていく点や、添付書類も一画面上にアップロードが可能で、画面上でチェックを完結できる点が画期的でした。

ありがとうございます。実際に使ってみて、いかがでしたか？

Aさん：申請書と添付書類の全てのチェックが画面上でほぼ完結することで、これまで行ってきたダウンロードや印刷・フォルダの整理といった作業が不要になり、作業負担がかなり減りました。書類の差し戻し時に、学生あてにメッセージ入力でき、画面上で修正依頼ができる機能も親切で、便利でした。

あらかじめ入力した情報から、申請書・履歴書・経費支弁書といった必要書類が自動的に作成され、申請者とも共有できるのも、たいへん効率がよいです。書類の確認から提出できる状態に仕上がるまでにかかる時間は1/3程度減った感じがします。

その言葉は、私たちもとても嬉しいです！今後、SpeedVisaにどのようなことを期待していらっしゃいますか。

Aさん：学生とのやり取りをログとして残せたら、ほぼ全ての作業が画面内で完結しますので、更に作業時間の短縮につながると思います。また、履歴書や経費支弁書は、事前に学校画面で内容を確認した後で学生へ共有できる作りになっていますが、その仕様が学生には伝わりづらく、先に自分で書類を作成してしまうケースが複数ありました。ですので、画面上で履歴書や経費支弁書の作成は不要であることがわかると良いですね。

チャット機能は2023年4月頃に実装予定ですので、ご期待ください。また、履歴書や経費支弁書のDLに関する見た目の改善も、早速検討したいと思います。

（編集者注：チャット機能及び履歴書や経費支弁書のDLについては2023年中に改善済）

留学生受入の窓口業務として、円滑なエントリーの仕組みづくりを

今後日本全体でも留学生受入数の増加が見込まれる中、御校の留学生受入部門ではどのような取組みをお考えでしょうか？

Aさん：CoE申請の業務は留学生受入の窓口業務ですので、学生からのエントリーが円滑に行えるための仕組みを確立したいと思っています。また、同時に事務作業の効率化・人件費削減等も検討・実施していきたいです。特に入管への電子申請は、法整備も注視しつつ国の政策のデジタル化に寄与したいと考えています。

CoE申請は、留学生が最初に接する学校の窓口でありながら、まだまだ大変な部分が多いですよね。私たちもこうした煩雑な手続きを効率的に変えながら、留学生とももっと有意義なコミュニケーションが生まれるような仕組みを全力で作っていきたいと思っています。この度は貴重なお話をありがとうございました！