良い意味で「マニアック」。現場の悩みに即座に対応してくれる

SpeedVisaを導⼊くださった背景・理由について教えてください。

鈴⽊さん：留学⽣の在留申請の負担が⼤きいと感じていて、限られた⼈員でどう効率化したら良いかを考えていました。Excelのマクロを組んで、申請書作成を⾃動化してみようとか、いろいろチャレンジをしましたが、⼊管のルール変更や申請書の書式変更に対応しきれないという問題がありました。

そのため効率化ツールを探している中でSpeedVisaを知り、トライアルをさせていただきました。

トライアルのご利用は、いかがでしたか。

鈴木さん：まず、所定のExcelやPDFの書式に必要事項を記入していくのではなく、必要な情報をシステム上で入力すれば、それに基づき自動的に申請書類が作成され、書類作成までの学生とのやりとりはメールではなく、オンラインのシステム上で完結するというような、思い描いていたサービスを提供している事に驚きました。

更に、SpeedVisaを提供するクスノキの皆さんが⼊管申請の知識がとても豊富で、ルールや申請書書式の変更にも即座に対応してくれますし、またトライアル段階から本学の要望や学⽣からの問合せにも丁寧かつフットワーク軽く迅速に対応してくださり、信頼できると感じました。

とても良い意味でマニアックで、信じられないほど細かいところまで機能が⾏き届いていますよね。良い点を挙げるとキリがないくらいです。

マニュアルや手順書なしで、順調に手続き

ありがとうございます！導入過程で苦労や工夫したことはありましたか？

大橋さん：正直、何もなかったです。学⽣から連絡が来たら、まずSpeedVisaから招待メールを送って、別途「SpeedVisaというシステムで全部⼿続やってもらうので、必要情報と必要な書類をアップロードしてください。わからないことがあれば聞いてください」と⾔うだけで。

学⽣向けの⼿順書などは、⼀切作成していません。それでも学⽣さんは順調に⼊⼒してくれるのですごいですね。質問もほとんどなく、極めてスムーズです。 

それは良かったです！SpeedVisaでは学⽣画⾯にあるチャットボットから質問に対応しています。また、受けた質問をシステム改善に活かし、質問⾃体しなくて良くなるようなサービスを⽬指しています。ですので、学校さんに質問が⾏くことも⽐較的少ないかもしれません。

大橋さん：以前は、記⼊内容の修正や提出書類の督促などで、1⼈あたり少なくとも3~4回はメールでやり取りする必要がありましたが、SpeedVisaを使うようになってからは修正のお願いをすることが全くないか、あっても1回程度で済むようになりました。

書類も全てアップロードしないと「提出」ボタンが押せない仕組みなので、提出漏れ⾃体が起きません。学⽣にもよりますが、招待してから早いと2~3⽇で書類が完成し、申請ができていますので、本当にスムーズです。

2~3⽇は早いですね！SpeedVisaでは、学校側でわかる情報や⼊⼒が必要ない情報は先に学校側で設定しておいて、学⽣にしかわからない必要な情報だけを⼊⼒してもらうようにしているので、⼊⼒項⽬が最⼩限で済みますし、迷うことも少ないかと思います。

鈴木さん：学⽣側から⾒たらスムーズに⼿続が進むことで、⼤学に対する信頼感も増すのではないかなと思いますね。⼿続をしていてもスムーズに進まずにミスばかり起きるようだと、この学校は⼤丈夫かな？という気持ちになると思います。

でもSpeedVisaにより、ミスが減ってスピーディーにやりとりが進み、授業が始まる前に⽇本に無事⼊国できるのか？というような⼼配が軽減されますので、学⽣にとってもとてもいいことだと思います。

大橋さん：他の職員も画⾯にさえ⼊れば進捗がわかりますので、業務をお願いしやすいことも助かっています。他のキャンパスからもすぐに在留カードなどの情報が確認できるので、これまでのようにわざわざ情報を共有する必要がなくなります。

ますます増える留学生の手続きをスムーズに

最後に、今後の御校の国際交流・留学生受入業務の展望をお聞かせください。

鈴木さん：順天堂⼤学は、教育、研究、診療・実践という三つの柱を通じて国際レベルの社会貢献と⼈材育成を⽬指していますので、国際化は不可欠です。そうした中で、今後も多くの留学⽣を迎えていきますので、ビザ関係の⼿続はますます増えていきます。

彼らが⼤学での学修や研究をストレスなく進めていくためには、SpeedVisaを使ってスムーズな⼿続をしていくことが⽋かせないと思っています。

御校の留学⽣受⼊れを⼗全にサポートできるよう、私達も全⼒で良いサービスを作って⾏きます！この度は貴重なお話をありがとうございました！