ホツマインターナショナルスクールは、岐阜校を中心に全国4校を運営するグループ校です。ICTを活用した日本語教育や多様なイベントの実施など、活気ある学校づくりが特徴です。

代表の白木寛和さんにお話を伺いました。

システムは良くも悪くもシステム。本当の意味で現場負担を減らし、将来につながる仕組みが欲しかった

SpeedVisaを導入した理由は何でしたか？

白木さん：以前は別のツールを使っていて、申請業務のオンライン化はある程度できていたのですが、細かなところで負担感を感じていたことが1つ目の理由です。

以前使っていたツールですと、入学願書等のフォーマットがズレてしまうことがよくあって、Excel上でもう一回編集する必要がありました。また、入管の申請書フォームってちょこちょこ変わったりしますが、そこの対応をこちらでしなければいけなかったり。また、一般的なシステムって良くも悪くもシステムなので、結局エージェントからデータをもらってそれを打ち込む必要があって、結局手間が増えてないか、という課題もありましたね。

2つ目は、個人申請に関してです。以前のツールはエージェントが情報入力する形が前提になって作られていて、学生個人が直接応募してきた場合の使い勝手が良くありませんでした。

学校としては今後個人からの直接応募も増やして行きたいし、そのためにも現状の直接応募をできるだけ取りこぼさず、手間なく受け付けられる仕組みが必要です。SpeedVisaでは、そういった課題が解決されるだろうという期待がありました。

3つ目が、将来的な人材活用の取組のパートナーとしての期待ですね。SpeedVisaは留学生のデータベースとして活用していくという構想を持っていると理解しています。

ホツマとしては就職希望の学生の人材紹介や卒業後の人材活用に力を入れたいと考えていますので、そのあたりの仕組みを含めた議論のパートナーとしても、クスノキさんにすごく期待しています。

個人申請は将来の学生集客の肝。取りこぼさず負担なく対応したい

ありがとうございます！個人申請の手間について、もう少し伺ってもよいですか？

白木さん：現状ホツマの個人申請は、それほど多くありません。問い合わせ自体はそれなりに来るのですが、実際の申請までたどり着かないケースがそれなりにあるからです。1つは経費支弁や日本語能力等が条件に満たないといった理由でお断りするケース。もう1つが、担当者の余力がなくて対応ができる状況でないためにお断りとなるケースです。

エージェントを挟む場合は応募者が申請条件を満たしているかといった審査からエージェントがしてくれますが、個人の直接応募は全て受入れ校が対応しなければならないため、どうしても負担が増えます。担当者は他の業務も並行して担当していますから、1人の応募者のために割ける時間は限られますので、お断りせざるを得ない状況があります。そこを解決する必要がある。

個人からの直接応募をしっかり受け付けられるようになれば、エージェント手数料を節約できますので、学生も学校も助かります。また、エージェントがいない国からの申請ハードルが下がりますので、今まで受け入れられなかった国籍の学生を受け入れることができますよね。そういったこともあって、個人からの直接応募の対応は今後、学生集客の肝となると考えています。

SpeedVisaでは特に、提出書類の設定が簡単で自由度も高いところや、学生向けアカウントを設定できるところが個人応募対応に役立っていますね。今後は、ホームページ上にSpeedVisaのリンクを貼っておいて、そこから学生が応募して一次受付できるような機能も期待しています。

SpeedVisaで確実な効果を実感

SpeedVisaの導入はうまく進みましたか？また導入して、変化や効果を感じられましたか？

白木さん：4校ありますので色々な意見がありましたが、概ねうまく進んだという印象です。以前のツールに比べて楽だったなという印象を持っています。元々ホツマはICTツールの利用も積極的で、Googleのサービスをフルに活用するような若いメンバーが多いですから、みんな抵抗なく使っていますね。

SpeedVisa導入後も、オンラインのシステムを使っていること自体は変わっていないのですが、細かなところで確実に手間が減り、作業がスムーズになったという感覚があります。

削減率で言うと体感で2割くらいかなと思います。少ない数字に感じられそうですが、グループの規模を考えると大きいです。

例えば、入学願書（注：SpeedVisaでは履歴書）等の手直しの必要がなくなったとか、書類を最初からPDFで出してくれるので、以前のようにPDF化したら微妙にずれてしまうといったことが全くなくなった、といったことですね。ひとつひとつは小さいのですが、大変助かっています。

SpeedVisaで、便利に感じている機能があれば教えてください。

白木さん：マルチログイン機能で複数キャンパスをワンクリックで見ることができるのは、管理者として便利だなと思っています。あとは、先程の繰り返しになりますが、個人申請向けの動線がしっかりある、ということと、必要書類を簡単に設定できて自由度が高いところには助かっています。

今後、SpeedVisaでどのようなことができたら良いと思いますか？

白木さん：まず差し迫ったところとしては、エージェントや学生向けのPDF1枚くらいの使用マニュアルがあると助かりますね。ポイントだけ押さえたようなシンプルなやつです。新規のエージェントさんと契約する時や学生さんを受け付ける時に、スムーズに利用を促せますよね。名刺代わりにもなりますし、気軽にSpeedVisaを紹介できるようになります。

次に、少し将来的なところになりますが、AIによる自動チェック機能でしょうか。提出書類のデータから情報を引っ張ってきて、入力画面の該当欄に表示されたり、入力画面上の情報と照合したりといった機能ですね。会計ソフトなんか、最近は請求書データをアップロードすると金額とか取引先とか勝手に情報を引っ張ってくれるじゃないですか。あんな感じをイメージしています。

最後が人材機能・就職サポートの機能ですね。まずは履歴書の自動作成機能があればいいなと。学生が入国してすぐアルバイトを探す際にまず必要になりますし、就職希望であれば就職活動でも必要ですから。

また将来的な機能になるとは思っていますが、就職希望の学生のデータを写真や個人情報は見られない形で企業等外の人間が見られる、といった人材紹介機能があるといいなと思います。

キャリアにつながる学校として尖っていきたい

今後御校が目指す方向性を教えてください。

白木さん：今後学生の就職に力を入れていきたいと考えています。就職希望の学生に、就職先を見つけてあげたいんですね。ほんとうの意味で学生自身のキャリアにつながる学校、もっと言うと絶対就職できる、という学校ですね。そういう学校を作りたいです。そのために今は社内に人材事業部を立ち上げて、模索しているところです。

例えば、現状企業の採用担当者としては、留学生の採用基準についてあまり決め手がないんですよね。まずJLPTで足切りして、後は出席率と面接しての印象で決まる、という感じで。それ以外に学生のユニークな価値や適性が見えたり、学校としての評価もつくと、選考がしやすくなるのかなと思っています。

ホツマでは集中力・態度・協働といった項目で独自の評価をしていて、進学の際の推薦基準にしています。こういった学校の評価を企業からも見えるようにする、といったこともアイディアとして持っています。加えて、帰国する学生の起業支援も行って、尖った日本語学校を作っていきたいです。

そういった背景があって、ぜひ就職サポートの機能をSpeedVisaでも充実させて欲しいと思っていますし、クスノキさんとは様々なアイディアを出し合えるような関係性でいたいなと思っています。

直近の課題から将来的な構想まで、興味深いお話をありがとうございました！ホツマさんが目指す学校の実現に向けて、SpeedVisaとしてもしっかりサポートできるよう改善を進めて参ります。今後ともどうぞよろしくお願い致します。