近畿大学は、実学教育を掲げる西日本有数の総合私立大学です。2026年4月時点で約550名の留学生が在籍しています。24年7月からSpeedVisaをご利用いただいています。

グローバルエデュケーションセンターの釜坂 統吾さんに、SpeedVisaを導入した背景や、導入後の業務変化について伺いました。

「ユーザーに沿った」設計と価格・説明の納得感が決め手に

導入前に、留学生管理や申請業務の中でどのような課題や悩みをお持ちでしたか？また、他社システムと比較されたときの印象についても教えてください。

釜坂さん： 率直に申し上げると、SpeedVisaは「ユーザーに沿っている」という印象を強く受けました。他社さんのお話も聞いたのですが、いわゆる「システムエンジニアっぽい」、淡々とした感覚を受けるシステムだったんです。

一方でSpeedVisaは、操作する人のことをよく考えて作られていて、直感的に操作できると感じました。価格面と、ご説明いただいた際の納得感も含めて、導入を決めました。

ありがとうございます！機能面で「ここだけは外せない」と思っていたポイントはありましたか？

釜坂さん： 複雑な操作が必要ない、という点ですね。他大学で導入されているシステムも見たのですが、カスタムは自由にできるけれども、見づらそうなユーザーインターフェースだったんです。機能が多くても、結局教えるのに時間がかかってしまう。職員間で習熟度のギャップが出ると、そこから漏れが発生してしまうのではないか、という懸念がありました。

それと、大学職員はやはり異動が多いので、特定の人だけがシステムに精通している状態は実は良くないんですね。その人が異動できなくなると業務が回らなくなってしまうので。誰でもわかりやすい操作感というのは、引き継ぎがしやすく、職員に依存しないシステムであるという意味でも、大事なポイントだったと思います。

学生からの問い合わせは半数以下に。CoE申請業務の時間も30〜40%削減

ありがとうございます。実際の導入過程はいかがでしたか？工夫されたことや、苦労された点があれば教えてください。

釜坂さん： 東大阪キャンパス以外のキャンパスの情報も画面上で見られるシステムだからこそ、安心感がありました。学生からの細かい問い合わせにも御社のメンバーの皆さんに対応いただけているので、こちらに来る問い合わせも多くないんです。結果として業務負担も減らせています。総括して、苦労した記憶は実はあまりないんですよ。

他のキャンパスにも展開いただきましたが、特段の問い合わせもなくスムーズに進まれた印象でした。

釜坂さん： マニュアルを見ないと分からないようなシステムだったら問い合わせも多かったと思いますが、SpeedVisaはそうではないので、わかりやすいからこそ問い合わせが少ないのかなと思います。

ただ、1点だけ少し感じていたのは、東大阪キャンパスのコース・学科の情報を、他のキャンパスにもコピーできたら、ということです。学生はキャンパス間を移動できますし、4年間で卒業するという根本は変わらないので、コースもコピペできれば楽だなと思っていました。

（編集注：インタビュー直後にリリースされた「学部コースのCSVインポート機能」により、東大阪キャンパスのコース情報をエクスポート→他キャンパスへインポートし直すことで、コピーと同様の運用が可能になりました）

学生さんからの問い合わせ件数は、SpeedVisa導入によってどのぐらい減ったとお感じですか？

ちょうど今が10月いっぱいで交換留学生が新しく入ってくるタイミングなのですが、以前は10月になると毎日12件ぐらい問い合わせが続いていたのが、SpeedVisa導入後は週に3〜4件になりました。半分以下になった、という感覚ですね。

ただ、これはプログラム自体の質問も含めての体感なので、在留申請に限ってお話しするとさらに少ないかもしれません。

業務時間や作業効率の面ではどんな変化がありましたか？

確実に減ったと感じています。これまではExcelで作って出力してチェックして、という流れだったのですが、出力する必要がなくなったので、ペーパーレス化にもつながったのが大きいですね。

CoE申請、特に交換留学生の部分に関して言うと、以前は紙で全部出して1個ずつチェックして、2次チェックして……という流れだったのが、画面上で完結するようになりました。途中で他の業務が入っても、メモを残せば「どこまで進んだか」がすぐに分かるので、スムーズに戻れるんです。体感としては30〜40%ぐらいは時間が削減できたと感じています。

加えて、心理的な負担も減ったというのが、自分の中では大きな変化です。

「暗黙知の解消」や「業務の安定化」といった面でも効果はありましたか？

それも大きな一面としてありますね。これまで他キャンパスの運用については完全にお任せしていて、状況を確認したいときは都度Slackで聞く必要があったのですが、それを画面上で見に行けるようになりました。

実は導入を機に、業務の集約も進んだんですよ。グローバルエデュケーションセンターで受け入れている留学生以外にも、他学部で独自に受け入れている留学生がいたのですが、これまで関与せずだったところを、SpeedVisa導入と同時に「もうこちらでやります」という形にできました。把握の幅が広がったのは、想定していなかった効果ですね。

留学生に「必要な情報」を届ける — SpeedVisaを情報の「ハブ」に

今後、SpeedVisaに期待されていることや、改善してほしい点があれば教えてください。

釜坂さん： 細かいところは、おそらくもう御社の方でいろいろ気づいていらっしゃると思いますし、機能リリースもされていますので、もう少し大きな話をすると、留学生に「伝えたい情報」が伝わりきらない、という大学全体の課題があります。

たとえば「ビザの更新をしてください」という案内をしても、「掲示を見逃してしまいました」というケースが多いんです。本学にも要因があるのですが、Slack、UNIPA（学内掲示板）、近大メール、Google Classroom、就活用のキャリアナビ……と、媒体が分散しすぎているんですね。これだけ分かれていると、学生も見られないよ、というのが正直なところで。

私の希望としては、SpeedVisaがビザに関係する情報の「ここさえ見ていればいろいろ情報がつかめる」場所になっていけばと思っています。掲示板機能の追加だったり、SNSアカウントとの紐付け——たとえばインスタの方が学生はメールよりよく見ているので——そういった連携ができていけば、必要な情報が留学生全員に浸透していくのではないかと考えています。

留学生にとって、特に「届けたいけれど届きづらい」情報にはどのようなものがありますか？

釜坂さん： たとえば「進路」、就職活動の情報ですね。日本人学生は3年生から就活を始めるという感覚が潜在的にあると思うのですが、留学生にはそもそもその概念がないんです。4年生の後半ギリギリになって「就活しないといけない」と気づく学生もいて、そこから「日本に滞在するためのビザがないのでなんとかしてほしい」と相談に来る、というケースがあります。

留学生向けの就活セミナーも実は開催しているのですが、本当に届けたい学生にはなかなか届かない。情報を取りに行くのが苦手な学生にも届くような環境づくりが、私たちの仕事だと思っています。

最後に、近畿大学さんが目指している外国人留学生の受け入れの今後の展望についてもお聞かせください。

留学生は年々増えていますし、18歳人口の減少もあって、経営層からも「留学生の受入を強化する」という方向性は出ています。ただ、実務をされている教職員の中には、留学生という時点で苦手意識を持たれている方や、在留資格の管理という日本人学生にはない手続きへの抵抗感、言語面でのサポートの大変さを感じている方も少なくありません。

私たちは、そうした現場の負担を少しでも軽減できるようにサポートしているのですが、在留資格に関してはSpeedVisaを使えば簡略化できるので、本当に助かっています。

ただやはり、必要な情報が留学生本人に届かないと意味がない。「ここさえ入っておけば必要な情報は絶対にあるよね」という媒体が必要で、それがSpeedVisaになってくれたらと期待しています。

加えて、日本語能力のサポートも力を入れていきたいですね。日本語力が不足していると専門科目の授業についていけず、進級も難しくなり、結果として退学につながってしまうことが起こりえます。学生バイトを入れたり、日本語授業を増やしたり、といった取り組みも進めていきたいです。ただ、これも結局、留学生に情報が届かないと意味がない。だからこそ、必要な情報を確実に届けられる媒体と方法の整備が、何よりも急務だと思っています。

来年度に向けて、SpeedVisaの導入規模を拡大いただけるとも伺いました。

そうですね、来年度に向けて1500名分の予算で進めようと思っています。本学の留学生数からするとまだ多めの枠ではありますが、長い目で見て、掲示板機能などが追加されていけば、SpeedVisaが「留学生にとって大事な媒体」として位置付けられたらと思っています。今後ともよろしくお願いします。

釜坂さん、本当にたくさんの貴重なお話をありがとうございました！「情報のハブ」となるべく、留学生のみなさんにとっても近畿大学のみなさんにとってもより便利なシステムになるよう、私たちも全力で開発を進めてまいります。